04 Feb The undercover coach
It is fairly obvious that we all want our conversations to be constructive. Our meetings would be shorter and more pleasant and efficient, we would come out of our short dialogues with colleagues feeling energised and proud of the team we are part of. Constructive conversations, strong and pleasant, I imagine this might be how it feels to surf perfect waves.
How to initiate such conversations as a manager? How can you create the conditions so that, even when your are not there, your team would continue to have conversations that are more often constructive than conflictual.
I asked Vasile Ecobici, a few questions about his coaching skills in a managerial context.
Vasile is a Plant Manager at Villeroy & Bosch, certified SF coach – as he often explaint to us, his coaching training colleagues, he remains a manager and coaching is, to him, just a tool for a better manager
What elements of the Solution Focused approach were most useful to you, as a manager?
From the coaching training, my biggest revelation was that I learned to stop and listen more to what others are saying. I already knew that was important, but I was not finding the way to do it. I always had my own vision and I was trying to get it through. What SF did for me was help me see the positive part in my counterpart’s opposition: maybe they have different information, maybe they think differently. Instead of moving on to my vision, which could be influenced by other factors, I allor the time to see what we can use from what he sees. So, I tell myself: however different the other is thinking, there must be something good in that, something we can use. I give them trust, from the start and I let them see it. The other person is here because they know something and because they have done something right. So I listen.
Doesn’t everything take more time this way? If, instead of doing what you know is right, you wait and talk?
No. I can quickly tell if there is something that is helpful to us both. And it is good to allow some air to circulate between us, new things appear, things I wouldn’t have thought of by myself.
How can you tell when your people think you are a good listener?
It is when I see they really say what they think and not what they think I want to hear. Its not always easy to hear, but I always appreciate it.
From the techniques we learned in the coaching training, what do you use most frequently?
The simplest one. The ”What else?” question. I realized that, when I repeatedly ask ”What else?” ”What else?” , it gets people out of their box.
What else?
I always start by listening. I draw a direction, then i let them develop it. I have a very diverse team, each with their own perspective. I help them be more flexible, understand that all the others want the same thing, in the end – that the factory be successful. So now, my production manager can understand that maintenance needs time to do their job well and, if maintenance do their job well, we all do our job well.
Then, there is the perpetual „war” between production and quality. I had them listen to each other, and, to an extent, they manage to think each from the other’s perspective.
What do you see changed in your team since you are an undercover coach?
They cooperate more, even if they all say more uncomfortable things more often to each other. There is conflict, but it is constructive. We no longer have the „It’s not your business” type of attitude. Everyone says what they think and we see if we can use it. We managed to have both formal and non formal talks.
And how can you get them to listen to each other?
I set up the rules, then I shut up myself and respect the rule. For example, we went, the six of us, to a restaurant. I said „we have two hours to get out of here with a solution”. No phones. No laptops. There is no bad idea, we do not make fun at anything and anyone.
For an entire hour we were actually focused on one thing, all of us. And we found a solution.
We had a complaint and we really needed to find a way to save the products we had on stock. If we were to throw them away, the costs would have been huge.
So I stated the rules and let things run, intervening only when I had to stop someone from saying things like „Oh, man! how can you think like that!”. There were some really science-fiction ideas, but there were also the „how could we not see that before” type of ideas. We filtered them according to how doable they were. We had 12 ideas, the first 4 or 5 were quickly filtered out, the last three were a tie and we decided to run tests for the last 2.
Then we were left with one hour to discuss politics, football and other stuff.
This success gave way to other meetings and talks between them and everything is a little different in the factory now.
Obviously, we think that while not every coach will need to be a manager, any manager could use some undercover coaching skills. At Solution Surfers we have transformed this conviction in short trainings for managers – to offer them instruments and time to practice.
If you think you yourself would like to gain this undercover skill, Solution Building might be the program for you..Bineînțeles, cu toții ne dorim conversații constructive. Ședințe mai scurte, întâlniri mai plăcute și mai eficiente, mici dialoguri cu colegii din care să ieșim cu o impresie bună despre echipa în care lucrăm. Conversații constructive, puternice și plăcute, ca surf-ul pe valuri perfecte.
Cum să lansezi astfel de conversații ca manager ? și cum să creezi condițiile pentru ca, chiar și atunci când nu ești acolo, echipa ta să continue să aibă conversații mai des constructive decât contondente ?
L-am rugat pe Vasile Ecobici, Plant Manager la Villeroy & Boch, coach certificat SF, sa imi raspunda la cateva intrebari despre coaching in context managerial. Așa cum ne-a explicat deseori în pauze la curs, el rămâne manager iar coach-ing-ul e doar un instrument în plus pentru a fi un mai bun manager.
Care dintre elementele din abordarea Solution Focus ti-au fost cele mai utile ca manager ?
De la cursul de coacing cea mai mare realizare a fost că am învățat să mă opresc și să ascult mai mult ce spun altii. Știam că e important, dar am găsit cum. Eu aveam mereu o viziune a mea pe care încercam s o impun, acum caut să o fac înțeleasă. Cu ce m-a ajutat Solution Focus a fost că am început să văd partea pozitivă din opoziția celuilalt : poate are alte informații, poate gândește altfel. În loc să trec direct la viziunea mea, care poate să fie influențată și ea de alte lucruri, îmi las timp să văd în ce fel putem folosi perspectiva lui. Așa că îmi spun că, indiferent cât de diferit gândește celălalt, trebuie să fie ceva bun în ceea ce spune, ceva ce putem folosi. Îi acord încredere, din start și îl las să o vadă. Omul e aici pentru că știe ceva și a făcut ceva bine, așa că îl ascult.
Și nu îți ia totul mai mult timp? Dacă, în loc să faci ce știi tu, stai la discuții ?
Nu. Îmi dau seama repede dacă găsim ceva ce ne ajută pe amândoi. Și, în felul ăsta, găsim aer între noi, apar lucruri la care nu m-aș fi gândit singur.
După ce îți dai seama că oamenii tăi te văd drept un bun ascultător ?
Că pot să spună ce gândesc și nu ce cred ei că aș vrea să aud. Nu e mereu ușor să auzi ce nu vrei să auzi, dar apreciez.
Din tehnicile învățate în cursul de coaching, ce aplici direct ?
Cel mai simplu lucru. Cel mai mult am utilizat întrebarea „what else ?”. Am realizat că, întrebând „Și ce altceva? Și ce altceva? ” reușesc să scot oamenii din carapacea lor.
Și ce altceva ?
Încep cu ascultatul. Spun care e direcția, dar îi las să dezvolte. Am în echipă oameni diversi, fiecare cu perspectiva lui. Îi ajut să iasă din închistare, să înțeleagă că și ceilalți vor aceleași lucruri, până la urmă – să meargă bine fabrica. Am reușit așa să îl fac pe cel de la producție să înțeleagă că da, mașina trebuie să funcționeze cât mai repede, dar și mentenanța are nevoie de timp ca să își facă treaba bine și, dacă își face mentenanța treaba bine, tuturor ne merge mai bine.
Apoi, e „războiul” veșnic între producție și calitate. I-am pus să se asculte și, într-o măsură oarecare, au reușit să se gândească fiecare și la perspectia celuilalt.
Ce vezi diferit în oamenii tăi de când ești și undercover coach ?
Colaborează mai intens, chiar dacă, de fapt, toți spun mai des lucruri care îi deranjează pe ceilalți. E conflict, dar mai constructiv. Am scăpat de perspectiva „De ce îți bagi tu nasul în treaba mea ?” Fiecare spune ce crede și vedem dacă putem folosi. Am reușit să avem discuții și în cadru oficial și în cadru neoficial.
Si cum reușești să îi faci să se asculte ?
Stabilesc regulile și apoi tac și eu. De exemplu, am mers cu ei, șase oameni, la un birt. Am zis „Avem două ore să plecăm de aici cu o soluție.” Fără telefoane, fără laptopuri. O oră chiar am fost concentrați efectiv pe ce ne interesa și am găsit soluția.
Aveam o reclamație și se punea problema de a salva produsele aflate pe stoc. Dacă am fi ajuns să le aruncăm, costurile ar fi fost foarte mari.
Așa că am început discuția cu „Nu există idee proastă, nu râdem de nimeni”. Am stabilit regula si am lăsat lucrurile să meargă, intervenind doar dacă era nevoie să mai opresc câte un „Hai, mă, cum poți să gândești așa.” Au fost și idei futuriste, dar și idei de tipul „cum de n-am vazut asta până acum”. Am triat pe urmă ideile în funcție de aplicabilitate. Am primit 12 idei, primele 4,5 au căzut repede, la ultimele 3 a fost cea mai intensă discuție, și am hotărât să facem teste cu 2 dintre ele.
Pe urmă ne-a rămas o oră să discutăm politică, fotbal și altele.
Reușita asta a dat naștere altor întâlniri și discuții între ei și totul în fabrică e puțin altfel.
Nu orice coach vrea să fie manager, dar oricărui manager i-ar prinde bine să fie, puțin și sub acoperire, coach. La Solution Surfers am transformat această convingere a noastră în traininguri scurte destinate managerilor : întâlniri de câte două zile, care să condenseze instrumentele utile unui manager și să ofere timp de practică.
Dacă simți că ai putea fi un astfel de coach sub acoperire, Solution Building ar putea fi programul pentru voi.